Jak zajistit lepší doručitelnost vašich emailů?

Doručitelnost e-mailů je zásadní při rozesílání newsletterů a další emailové komunikace. Celosvětově je cca 90 % emailů nevyžádanou poštou a do rozlišování legitimních zpráv od spamu je investováno velké úsilí. Jak tedy docílit toho, aby emaily odeslané na legálně získané kontakty byly doručeny do inboxu?

V následujícím článku objasníme některé principy a postupy, které doporučujeme dodržovat pro udržení dobré doručitelnosti.

Whitelisting?

Nejsnadnější cestou pro doručení e-mailů by bylo domluvit se s konkrétními e-mailovými službami, které jsou v rámci Vašeho e-mailového listu nejvýznamnější (dle jejich procentuálního rozložení). Bohužel takto snadné to nebude, protože většina email služeb takovouto formu „whitelistingu“ nepodporuje a ani nebude.

U některých zahraničních služeb (např. AOL , Yahoo) je možné podobný status získat , ale především díky správné historii odeslaných emailů a reakcí příjemců na ně. Přesto nezaručí doručení do inboxu. Obdobné charakteristiky navíc sleduje i většina dalších služeb. Na klasický whitelisting nelze spoléhat a je třeba se více soustředit na získávané charakteristiky, které je možné ovlivnit.

Klíčové oblasti pro vysokou doručitelnost

Vybrali jsme některé klíčové oblasti, které je dobré znát při rozesílání většího množství emailů, pokud si chcete zajistit dobrou doručitelnost:

• Odhlášení
• Hard / Soft Bounce
• Spamtraps
• Sledování reakcí na mail
• Validace odesílací domény

Odhlášení

Umožnit snadné a jednoduché odhlášení odběru newsletterů je zcela nezbytné a to nejen pro dlouhodobě dobrou doručitelnost, ale i pro respektování legislativy. Pokud se některý z příjemců chce odhlásit, je lepší mu to snadnou formou umožnit, než aby vámi zaslané emaily označoval opakovaně jako spam, ihned mazal nebo je prostě jen ignoroval. Jedná se o základní možnost, jak emailový seznam čistit. Důležité je tento seznam odhlášených kontaktů uchovávat a při změně rozesílacího nástroje přenést i tento blacklist(respektovat už jednou odhlášené kontakty).

Hard / Soft Bounce

Sledování stavu doručení emailů z pohledu Hard a Soft Bounce většinou řeší rovnou emailový nástroj, ale je určitě dobré znát možné příčiny.

Hard bounce nastává v případě, kdy není možné trvale doručit email do dané schránky. Většinou se jedná o již neexistující emailovou schránku nebo špatně uvedenou email adresu (třeba s neexistující doménou). Hard bounced emaily je nutné okamžitě vyřazovat a nikdy na ně znovu email nezaslat.

Soft bounce je většinou dočasnou záležitostí, kdy není možné email doručit např. z důvodu, že je přeplněná schránka. Email nástroje se k tomuto typu většinou chování tak, že při příštím zaslání po několika dnech ještě zkusí email doručit a po několika takovýchto neúspěšných pokusech danou adresu označí jako nedoručitelnou a dále se na ni již nedoručuje.

Spamtraps

Z déle nefungujících (resp. již neexistujících) emailových schránek často emailové služby udělají tzv. spamtraps. Tyto pasti fungují tak, že pokud je na ně zaslán nějaký email, bude se s největší pravděpodobností jednat o spam zaslaný na dříve koupenou nebo nyní již velmi neaktuální databázi. Odesílatel takového emailu bude automaticky vyhodnocen jako nedůvěryhodný. Pokud zašlete email do této pasti, může být následně poměrně náročné získat zpět ztracenou reputaci vůči dané email službě.

Sledování reakcí na mail

U newsletterů jsou nejsledovanější hodnoty otevíranost a proklikovosti ale většinou pouze agregovaně v podobě procent. Doporučujeme tyto reakce zpracovávat na individuální bázi pro každého příjemce a vytvářet si tak skupinu reagujících kontaktů. Většinou lze toto chování vyhodnotit i zpětně z dostupných dat. Následně je vhodné rozdělit si databázi na dvě hlavní části – aktivní a neaktivní.

Rozesílky na aktivní kontakty budou vykazovat velmi vysokou míru angažovanosti obeslaných příjemců vůči jejich celkovému počtu v rámci dané emailové služby. To je velmi důležitá charakteristika, která pozitivně ovlivňuje dlouhodobě udržitelnou doručitelnost (dále je sledována např. míra přeposlání emailu dále, přesouvání mezi složkami apod.).

Feed Back Loop je mechanismus, jak sbírat a reportovat stížnosti na email a zpětně je přenášet do emailového nástroje (kde by mělo dojít k odhlášení takových příjemců). Např. pro emailové schránky na Seznam.cz lze toto nastavit na http://fbl.seznam.cz/feedbackloop. Musíte ale také posílat e-maily podepsané pomocí DKIM.

Validace odesílací domény

Validace odesílací domény zajišťuje primárně spíše potvrzení pravosti odesílatele, ale v praxi se tyto způsoby validace začaly hojně používat jako nástroj pro boj se spamem. Spammeři totiž často podvrhují (a díky konstrukci SMTP protokolu je to velmi snadné) email odesílatele, jehož jménem rozesílají nevyžádanou poštu. K ověření odesílatele tak slouží mechanismy SPF a (novější) DKIM, které jsou založeny na svázání domény s konkrétními IP adresami, resp. je využit elektronický podpis. Tyto hodnoty jsou pak uloženy v DNS záznamech odesílací domény a je možné je snadno ověřit. Zaslané e-maily s tímto validním podpisem jsou vnímány mnohem důvěryhodněji.

Souhrnné doporučení

Každá e-mailová služba je nastavena odlišně z pohledu vyhodnocování, zda daný email doručit do inboxu daného příjemce nebo nikoliv. Důležité je držet se obecně platných a vyzkoušených postupů a doporučení, které jsou často prezentovány i ve spojení se zástupci jednotlivých emailových služeb. Také jejich zájmem je doručit ty správné emaily (třebaže se jedná o obchodní sdělení, ale s legálně získaným souhlasem a dobře vnímané příjemci) a spam zahodit a nepustit ke koncovým uživatelům služby.

Doporučujeme tedy sledovat, průběžně vyhodnocovat zaslané e-maily a nastavit automatické procesy pro čištění e-mailového seznamu, aby Vámi zaslané e-maily byly vyhodnoceny jako vhodné pro doručení do inboxu nezávisle na konkrétní e-mailové službě.

Pokud máte zájem o pomoc se zvýšením doručitelnosti vašich emailů, kontaktujte naše specialisty z týmu inteligentního emailingu.